¿Cómo reducir costos en compras sin afectar la operación de tu empresa? 6 estrategias clave.

Cuando una empresa busca reducir costos, una de las primeras áreas que suele analizar es compras. Y es en esta área en donde mucho ahorros pueden conseguirse

Una estrategia de ahorro efectiva debe considerar todo lo que ocurre antes, durante y después de una compra. Por eso, reducir costos en compras requiere mucho más que buscar al proveedor con el precio más bajo. Se trata de identificar dónde se está perdiendo dinero, eliminar ineficiencias y tomar mejores decisiones de abastecimiento.

Aquí te compartimos algunas estrategias que pueden ayudar a tu empresa a optimizar sus procesos de compras y generar ahorros sostenibles.

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1. Analiza cuánto estás gastando realmente

El análisis del gasto permite identificar categorías y oportunidades que antes no eran visibles. McKinsey (2019) señala que las soluciones digitales y análisis avanzados pueden desbloquear entre 3% y 10% de ahorros anuales adicionales (estos porcentajes varían de acuerdo a la madurez del área de compras y condiciones actuales). 

Por lo tanto, el primer paso para reducir costos es conocer dónde está el dinero.

El análisis del gasto, conocido como spend analysis, permite obtener una visión más clara de los patrones de compra y detectar oportunidades de consolidación, negociación y ahorro.

Preguntarte qué estás comprando, cuánto y a quién te ayuda a tener mayor conciencia sobre el gasto, ya que sin visibilidad es difícil tomar decisiones estratégicas.

2. Consolida tus compras cuando sea conveniente

Cuando diferentes áreas compran productos similares de manera independiente y en pequeñas cantidades, pueden limitar oportunidades para consolidar la demanda y negociar mejores condiciones comerciales.

McKinsey (2018)  reporta ahorros de 5%–10% en iniciativas de gestión del tail spend (conjunto de compras pequeñas). La consolidación de volumen también aparece como una palanca de ahorro rápido, aunque no existe un porcentaje universal aplicable a todas las empresas (estos porcentajes varían de acuerdo a la madurez del área de compras y condiciones actuales). 

La consolidación ayuda a:

• Obtener mejores precios por volumen.

• Disminuir el número de proveedores.

• Simplificar la gestión de órdenes de compra.

• Reducir costos administrativos y mejorar el control del gasto.

Consolidar no significa concentrar todas las compras en un único proveedor. La decisión debe considerar factores como capacidad de suministro, riesgo, calidad y continuidad operativa.

3. Evalúa el costo total de adquisición

Uno de los errores más comunes al buscar ahorrar en compras es comparar únicamente el precio inicial.

El TCO (Total Cost of Ownership) o costo total de adquisición permite analizar los diferentes costes asociados a una compra durante su ciclo de vida.

Dependiendo del producto o servicio, pueden incluirse aspectos como:

• Precio de compra.

• Transporte y logística.

• Instalación.

• Mantenimiento.

• Consumo de recursos.

• Costos administrativos.

• Reparaciones.

• Disposición o reemplazo.

Esto permite tomar decisiones basadas en el costo real y no únicamente en el precio inicial.

Es por ello que el proveedor más barato no siempre es el proveedor que genera mayor ahorro.

4. Revisa y desarrolla tu base de proveedores

Una empresa que trabaja siempre con los mismos proveedores puede estar perdiendo oportunidades de ahorro.

Analizar periódicamente el mercado permite identificar nuevos proveedores, comparar alternativas y conocer las condiciones disponibles.

Un proceso de sourcing estratégico puede ayudar a:

• Identificar nuevos proveedores y alternativas con mejores condiciones.

• Comparar diferentes propuestas.

• Reducir la dependencia de un único proveedor.

Esto no significa cambiar constantemente de proveedor. La relación con proveedores estratégicos también puede generar beneficios importantes.

La clave está en evaluar periódicamente si las condiciones actuales siguen siendo competitivas y si el proveedor continúa aportando el valor esperado.

5. Automatiza tareas que no generan valor estratégico

Existen costos asociados al tiempo que los equipos dedican a tareas administrativas y repetitivas: Solicitar cotizaciones, comparar propuestas o dar seguimiento a órdenes de compra manualmente puede consumir recursos que podrían dedicarse a actividades de mayor valor.

McKinsey (2019) señala que las soluciones digitales innovadoras pueden desbloquear 3%–10% de ahorro anual adicional (estos porcentajes varían de acuerdo a la madurez del área de compras y condiciones actuales).

Deloitte, por otro lado, reporta que integrar procurement y finanzas puede generar un 10%–30% de mejora en eficiencia/costos operativos (estos porcentajes varían de acuerdo a la madurez del área de compras y condiciones actuales). 

La automatización de procesos de compras puede ayudar a reducir tiempos operativos, mejorar la trazabilidad y disminuir errores manuales. Esto permite que los profesionales de compras dediquen más tiempo a actividades como negociar, analizar el gasto, gestionar proveedores, identificar oportunidades de ahorro y/o diseñar estrategias de abastecimiento.

La tecnología no sustituye una estrategia de compras. La hace más eficiente.

6. Mide el ahorro y asegúrate de que realmente exista

Una estrategia de reducción de costos debe poder medirse. Es necesario determinar cuál fue el impacto real de la negociación y si el ahorro se mantuvo después de la compra.

Algunos indicadores que pueden ayudar a evaluar el desempeño del área de compras son:

• Porcentaje de ahorro logrado.

• Coste total de adquisición (TCO).

• Porcentaje de gasto bajo contrato.

• Maverick spend.

• Tiempo del ciclo de compra.

• Cumplimiento de proveedores.

• Variación de precios.

• Retorno de inversión del área de compras.

Medir estos indicadores permite identificar qué estrategias están funcionando y cuáles necesitan ser ajustadas.

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Reducir costos no significa comprar más barato

La reducción de costos en compras debe entenderse como un proceso integral.

Por eso, el objetivo, además de conseguir el precio más bajo, es obtener el mayor valor posible de cada peso que la empresa destina a compras. Y para conseguirlo, es necesario reducir compras urgentes, consolidar gasto, optimizar procesos, etc.

¿Dónde puede ayudar Viappar?

En Viappar, ayudamos a que las empresas tengan un proceso más controlado y estratégico para comprar mejor y aprovechar las oportunidades de ahorro.

Sabemos que las compras indirectas representan una oportunidad importante para mejorar la eficiencia y generar valor dentro de las organizaciones. Y reducir costos consiste en tomar mejores decisiones de compra, eliminar ineficiencias y obtener más valor de cada recurso destinado al abastecimiento.

Dependiendo del modelo de servicio, podemos contribuir en actividades como:

• Gestión de compras indirectas.

• Consolidación del gasto.

• Sourcing y comparación de propuestas.

• Negociación de condiciones comerciales y de pago.

• Seguimiento de órdenes de compra.

• Gestión y evaluación de proveedores.

• Automatización de procesos.

  
  

¿Tu empresa está buscando ahorrar en compras o está gestionando estratégicamente sus oportunidades de ahorro?

Referencias

IBM. (s. f.). ¿Qué es BPO? IBM Think. https://www.ibm.com/mx-es/think/topics/business-process-outsourcing

IBM. (s. f.). ¿Qué es procurement? IBM Think. https://www.ibm.com/think/topics/procurement

IBM. (s. f.). ¿Qué es Source to Pay (S2P)? IBM Think. https://www.ibm.com/mx-es/think/topics/source-to-pay

Institute for Supply Management. (s. f.). Procurement. https://www.ismworld.org/supply-management-news-and-reports/news-publications/inside-supply-management-magazine/blog/2024/2024-05/procurement/

CIPS. (s. f.). Procurement and supply management. Chartered Institute of Procurement & Supply. https://www.cips.org/

Gartner. (s. f.). Procurement. https://www.gartner.com/en/supply-chain/topics/procurement

Coupa Software. (s. f.). Spend management. https://www.coupa.com/products/spend-management/

McKinsey & Company. (s. f.). Long tail, big savings: Digital unlocks hidden value in procurement. McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/long-tail-big-savings-digital-unlocks-hidden-value-in-procurement

McKinsey & Company. (s. f.). Procurement efficiency: A modern strategy for state and local leaders. McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/industries/public-sector/our-insights/procurement-efficiency-a-modern-strategy-for-state-and-local-leaders

McKinsey & Company. (s. f.). Shifting the dial in procurement. McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/shifting-the-dial-in-procurement

Deloitte. (s. f.). Integrating procurement and finance operations. Deloitte. https://www.deloitte.com/us/en/services/consulting/articles/integrating-procurement-and-finance-operations.html